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Conditions générales Service Achats

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Conditions Générales asbl CLINIQUES DE L’EUROPE

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1. GÉNÉRALITÉS

Toute fourniture de biens, de services ou de travaux, tout marché public au profit de l’asbl CLINIQUES DE L’EUROPE (ci-après appelée « LES CLINIQUES ») impliquera automatiquement, exclusivement et irrévocablement l’accord et l’adhésion préalables du fournisseur aux conditions générales des Cliniques de l’Europe, dans le respect des dispositions légales en vigueur en matière de marchés publics.

Les commandes faisant référence à un cahier spécial des charges sont toujours soumises aux clauses dudit cahier spécial des charges.

Les Cliniques de l’Europe sont tenues par un code de bonne gouvernance et doivent répondre de l’utilisation de moyens publics. C’est pourquoi, le fournisseur respectera et fera respecter (par ses sous-traitants) les engagements suivants :

1.1. Les conditions d’application entre les CLINIQUES et le fournisseur doivent toujours dans leur totalité et en toute transparence être définies par écrit. Tout accord oral qui aura été prononcé sans confirmation écrite, n’aura aucune force probante et ne sera aucunement opposable aux Cliniques de l’Europe.

1.2. En aucun cas dans le cadre d’une livraison de biens ou d’une prestation de services, il ne peut y avoir des accords supplémentaires passés avec des collaborateurs ou des personnes liées à l’hôpital (comme des salariés, des médecins, des consultants, des partenaires, des administrateurs, …) concernant par exemple des commissions ou d’autres avantages.

1.3. Seuls les contrats passés entre les CLINIQUES et les fournisseurs seront pris en compte. La sous-traitance doit être spécifiquement signalée par écrit aux Cliniques de l’Europe et reste sous l’entière responsabilité du fournisseur. Les CLINIQUES ne reconnaissent aucun lien juridique avec les sous-traitants de sorte que seul le fournisseur est responsable de la bonne conduite de son contrat. Le fournisseur veillera à faire respecter l’entièreté des présentes conditions générales aux sous-traitants, ainsi que les dispositions du code éthique et les clauses de confidentialité.

2. PRIX ET PAIEMENTS

  • On entend par prix (unitaires ou globaux), le montant total qui sera dû pour la livraison, exprimé en euros, et comprenant tous les frais, les impôts, les charges, les contributions dont notamment le transport, les assurances, le chargement, les emballages, le dédouanement, les droits de propriété intellectuelle, sans aucune exception. Par dérogation et si un ou plusieurs paiements supplémentaires doivent être effectués, un accord à ce propos devra être défini par écrit.
  • Tous les payements relatifs à la livraison de biens, de travaux ou à la prestation de services doivent se faire exclusivement par virement bancaire sur un compte connu des Cliniques de l’Europe avec les références adéquates. Aucun montant- en espèces ni par l'intermédiaire de tiers ne peut être accepté en guise de paiement des livraisons.
  • Toutes les sommes remboursées ou payées par le fournisseur, y compris les ristournes, pourcentages, notes de crédit ou autres remises seront exclusivement virées sur le compte bancaire des Cliniques de l’Europe avec leurs références. Des paiements en espèces ou en nature, ou sous toute autre forme, ne peuvent en aucune circonstance être proposés à l'hôpital ou à des tiers, ni acceptés.
  • Toutes les éventuelles activités ou livraisons supplémentaires dans le cadre d’un contrat conclu doivent toujours être confirmées au préalable et par écrit par les CLINIQUES, en confirmant ou en précisant explicitement les prix et les autres conditions.

3. ETHIQUE, LOYAUTÉ ET COMPLIANCE

3.1. Afin de rendre les relations contractuelles plus efficaces, le fournisseur s’engage à, et se porte garant vis-à-vis de ses éventuels préposés :

  • se renseigner suffisamment sur le fonctionnement des CLINIQUES afin de répondre au mieux à ses besoins ;
  • proposer des solutions pour rendre l’exécution du contrat plus efficace ;
  • être ouvert au feed-back relatif à leurs prestations et assurer les actions correctives ;
  • entretenir des relations cordiales, objectives et honnêtes avec LES CLINIQUES et ses collaborateurs ;
  • vérifier que la personne engageant LES CLINIQUES a bien les pouvoirs pour l’engager. De manière générale, toute personne intervenant dans la procédure d’un achat, veillera à se signaler correctement, notamment au moyen du badge de sa société ;
  • agir loyalement à l’égard des CLINIQUES et de ses collaborateurs.

3.2. Afin d’améliorer la communication permettant d’atteindre une collaboration optimale entre les parties du contrat, le fournisseur s’engage à :

  • adopter une attitude professionnelle et respectueuse de chaque collaborateur en toute circonstance ;
  • toujours communiquer clairement et en temps utile ;
  • régler les problèmes relatifs au contrat avec les personnes compétentes au sein des CLINIQUES et respecter l’organigramme des CLINIQUES ;
  • veiller à ce que ses travailleurs ou d'autres préposés respectent concrètement les présentes conditions générales ;
  • signaler sans délai les problèmes contractuels aux gestionnaires du contrat au sein des CLINIQUES et si le problème ne peut être solutionné, en avertir le service juridique ou l’administrateur délégué.

3.3. Afin de respecter la santé physique et psychique des employés, des collaborateurs, des patients et des visiteurs des CLINIQUES, et à garantir la sécurité au sein des CLINIQUES, le fournisseur s’engage à :

  • ne pas envoyer, au sein des CLINIQUES, des collaborateurs ou d'autres préposés sous influence de drogues ou d’alcool ;
  • éviter tout comportement mettant en danger la santé et la sécurité des employés, des collaborateurs, des patients et des visiteurs des CLINIQUES ;
  • prendre les informations nécessaires sur les procédures en vigueur au sein des CLINIQUES et se renseigner de manière complète sur la manière de les appliquer correctement ;
  • respecter les consignes de sécurité en vigueur au sein des CLINIQUES ;
  • s’abstenir de toutes menaces, harcèlements, violences ou de discriminations à l’égard des employés, collaborateurs, visiteurs et patients des CLINIQUES.
  • demander avant l’exécution du contrat toutes les informations nécessaires à garantir la sécurité des personnes lors de l’exécution du contrat et à prendre en considération toutes les informations transmises par les CLINIQUES à ce sujet.

3.4. Autorisation d’accès aux Cliniques de l’Europe

Lorsqu’il est présent au sein des CLINIQUES pour fournir des biens, des services ou des travaux :

  • avertir le responsable compétent des CLINIQUES de sa présence au sein de l’établissement, de son arrivée et de son départ ;
  • n’entamer la mission qui lui est confiée qu’après en avoir été autorisé par le responsable compétent des CLINIQUES ;
  • ne quitter les CLINIQUES qu’après avoir fait fermer les accès qui lui ont été ouverts pour réaliser sa mission ;
  • ne jamais quitter Les CLINIQUES après avoir occasionné ou découvert une situation potentiellement dangereuse en leur sein ;
  • avertir au plus vite le Directeur compétent d’une situation potentiellement dangereuse au sein des CLINIQUES ou d’un problème qu’il ne peut résoudre ;
  • être toujours clairement identifiable en tant que fournisseur et justifier son identité ainsi que le motif de sa présence, à première demande, sur base de documents probants ;
  • lors de l’exécution de toute commande à toujours agir conformément aux législations et règlements européens et belges en matière de prévention, de protection du travail, de conformité des installations de travail, de bien-être, sécurité etc. ;

3.5. Afin de préserver la confidentialité des informations détenues par LES CLINIQUES, notamment en matière de secret médical, le fournisseur s’engage à :

  • traiter toutes les informations qui lui sont transmises comme confidentielles et n’en faire usage que dans l’exécution du contrat, comme décrit dans sa clause de confidentialité ;
  • veiller à ce que les informations qui lui sont transmises par LES CLINIQUES ne soient pas dérobées ;
  • faire un usage raisonnable et prudent des moyens informatiques, IT, fichiers et données mis à sa disposition par LES CLINIQUES et n’en faire usage que pour l’exécution du contrat ;
  • prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires concernant la gestion de l’outil informatique, la maîtrise des cyber risques et la préservation de la confidentialité des données relèvent du fournisseur qui veille dans tous les cas de l’espèce à préserver les meilleurs intérêts des CLINIQUES ;
  • demander avant l’exécution du contrat toutes les informations nécessaires à garantir la sécurité des moyens IT et la cybersécurité lors de l’exécution du contrat et à prendre en considération toutes les informations transmises par les Cliniques à ce sujet ;
  • respecter les consignes de sécurité en vigueur au sein des CLINIQUES ;
  • ne pas diffuser ces informations auprès de tiers ;
  • ne pas prendre connaissance d’informations qui ne lui sont pas destinées ;
  • avertir le service de Compliance responsable des CLINIQUES si des informations qui ne lui sont pas destinées lui sont transmises et à procéder à la destruction de ces informations ;
  • ne pas diffuser sur Internet et dans les médias sociaux les informations dont il a pris connaissance au sujet des CLINIQUES à l’occasion de la conclusion et de l’exécution du contrat ;
  • faire respecter par tous les collaborateurs ou par les préposés, la Clause de confidentialité en annexe et, sur simple demande des CLINIQUES, s'assurer que toutes les personnes impliquées dans la livraison soient suffisamment informées ou briefées, par exemple en leur faisant signer ladite clause ;
  • En cas de fourniture dans les bâtiments de la clinique de services, comme du travail intérimaire, de la consultance, du coaching et des missions analogues, les CLINIQUES demanderont la signature de cette déclaration ou d’une déclaration analogue par toutes les personnes auxquelles il est fait appel.

3.6. Le fournisseur s’engage à toujours agir de manière loyale et à éviter tout conflit, c’est pourquoi le fournisseur s’engage lors de l’exécution du contrat :

  • à avoir pour seul objectif de mener à bien son exécution conformément à ce qui a été convenu et à ne pas poursuivre ni rechercher d’autre but ;
  • à ne pas fournir des prestations à des tiers en obtenant directement ou indirectement le payement de ces prestations auprès des CLINIQUES ;
  • à signaler immédiatement et par écrit les liens qu’il a ou pourrait avoir avec un employé, un collaborateur un préposé ou un dirigeant des CLINIQUES. Il adressera également cette déclaration au service de Compliance des CLINIQUES ;
  • à ne se faire sélectionner que sur base de la qualité de son offre. Dès lors il s’interdit toute forme de corruption à l’égard des employés, collaborateurs, préposés ou dirigeants des CLINIQUES, de faire usage de tout mode de pression sur ces personnes ou de faire usage de ses relations pour obtenir un contrat ;
  • à ne jamais offrir des cadeaux et avantages, même non sollicités, aux employés, collaborateurs, préposés et dirigeants des CLINIQUES ;
  • à n’accepter que des payements par virement en provenance du compte officiel des CLINIQUES ;
  • lorsqu’il consent des remises, à exclusivement verser le montant sur le compte officiel des CLINIQUES et à s'abstenir de recevoir des paiements en espèces ou en nature, ni à bénéficier de toute autre manière d'un avantage;
  • à annuler des factures uniquement par le biais de notes de crédit adressées à la comptabilité fournisseurs des CLINIQUES ;
  • à signaler immédiatement tout conflit d’intérêt réel, supposé ou possible le concernant à l’administrateur délégué des CLINIQUES, à son service de Compliance ou à son commissaire-réviseur.

3.7. En ce qui concerne les relations avec la presse et les médias, le fournisseur s’engage :

  • à ne jamais s’exprimer au nom des CLINIQUES ;
  • à ne pas utiliser la presse et les médias pour faire pression sur LES CLINIQUES s’il a un différend avec LES CLINIQUES ;
  • à exposer objectivement le différend sans tenir de propos pouvant nuire aux CLINIQUES ou à la solution du différend s’il est interrogé par la presse et les médias.

3.8. Afin de préserver l’environnement, le fournisseur s’engage :

  • à exécuter le contrat de la manière la plus respectueuse de l’environnement ;
  • à faire le maximum pour éviter toute forme de gaspillage ;
  • à toujours se comporter conformément à la législation et réglementation sur la protection de l’environnement ;
  • lors d'achat dans le cadre de l'exécution de la mission, à privilégier (à coût égal) les produits, substances, matériels mettant le plus en valeur le respect de l’environnement et le développement durable. Le fournisseur devra également se charger de l'évacuation, de la collecte et, le cas échéant, du traitement des déchets qu'il générerait (et ce, sans utiliser le parc à déchets des CLINIQUES).

3.9. Afin de garantir et de préserver les meilleures relations possibles avec les autorités de contrôle et les autorités judiciaires, le fournisseur s’engage à signaler immédiatement au service juridique des CLINIQUES toute démarche à son encontre de l’une de ces autorités à propos du contrat conclu avec LES CLINIQUES.

3.10. Afin de préserver l’intégrité des CLINIQUES, le fournisseur s’engage à immédiatement signaler tout soupçon ou toute constatation d’un possible abus ou de fraude, aux Administrateurs Délégués des Cliniques, à son service de Compliance, ou en cas d’absence de ces derniers, au Président du Conseil d’Administration ou en cas d’absence de ce dernier, au Commissaire-Réviseur d’entreprise.

3.11. Le fournisseur déclare qu’il a une parfaite connaissance des valeurs, visions et missions, du Code de conduite des Cliniques (disponible sur leur site Web) et il s’engage dès lors à ne jamais poser aucun acte qui pourrait directement ou indirectement entrainer leur violation.

Si le fournisseur exerce sa mission à moyen ou à long terme au sein des CLINIQUES, comme par exemple ce qui concerne les travailleurs intérimaires, les installateurs, les consultants, etc…, il accepte sans réserve que le Code de Conduite s’applique à lui, à ses employés, collaborateurs, préposés et sous-traitants et veillera à agir, à tout moment, conformément aux valeurs, visions et missions des CLINIQUES.

Si le fournisseur a un doute ou une question à propos du Code de conduite des CLINIQUES ou d’une potentielle violation de ce Code, il s’engage à en informer sans délai le service de Compliance des CLINIQUES.

4. ACCEPTATION DE LA COMMANDE

4.1. Toute remarque ou contestation sur une commande et ses conditions doit être formulée par écrit dans un délai de 8 jours calendrier à dater de la réception de la commande. A défaut, la commande et ses conditions sont considérées comme acceptées.

4.2. En cas de non-respect par le fournisseur de l’une quelconque de ses obligations et de son signalement dans le délai imparti, le contrat sera considéré comme résilié de plein droit aux torts du fournisseur, sans préjudice des dommages et intérêts auxquels l’hôpital pourrait prétendre.

4.3. LES CLINIQUES ne peuvent être engagées que par les bons de commandes dûment signés et émanant du responsable du Service des Achats ou de la Direction (Directeurs de département ou Administrateurs délégués) ou du responsable délégué à cet effet si le bon de commande se fonde sur un contrat conclu conformément aux règles internes en vigueurs au sein des CLINIQUES.

4.4. Par acceptation du bon de commande, seules les présentes conditions générales sont d’application aux relations entre le fournisseur et les CLINIQUES, par exclusion des conditions générales de vente ou tout autre document du fournisseur, sauf accord explicite et écrit des CLINIQUES signé par leurs Administrateurs délégués. Une réserve de propriété de la part du fournisseur ne sera pas reconnue, quelle que soit la forme sous laquelle elle se présente.

4.5. Pour les achats et les contrats soumis à la réglementation des marchés publics toutes les obligations légales et tous les documents contractuels propres à ce type de procédure demeurent d’application.

5. TRANSPORT

Le vendeur est responsable de tous les risques relatifs au transport, jusqu’au moment de réception de la marchandise par LES CLINIQUES, et prendra à sa charge les frais de retour des marchandises non conformes ou abîmées.

6. LIVRAISONS

6.1. Les livraisons ne pourront avoir lieu qu’aux heures de livraison indiquées sur le bon de commande qui précise également l’adresse de livraison. A défaut, LES CLINIQUES pourront refuser les marchandises.

6.2. La livraison devra s’accompagner d’une note d’envoi sur laquelle figure la référence du bon de commande, les mentions légales en la matière, les attestations de conformité, certificats ou déclaration de conformité.

6.3. L’étiquetage approprié accompagnera la livraison des produits dangereux avec mention des dates de péremption et des conditions de gestion des déchets.

6.4. La livraison provisoire est acceptée sous réserve de conformité technique aux spécificités du bon de commande qui permet par la suite la réception définitive.

6.5. La signature pour réception lors de la livraison équivaut à une simple acceptation de la livraison mais aucunement à une réception définitive.

6.6. Les délais de livraison doivent toujours être rigoureusement observés. En cas de retard de livraison, il sera dû de plein droit et sans mise en demeure, à titre d’indemnité, un montant de 1,25% du montant de la ligne de commande, calculé par prix unitaire et par jour de retard. Un retard de livraison mettant en péril la qualité des soins offerts par les CLINIQUES impliquera de facto une annulation de ladite commande. Les frais dus au changement de fournisseurs sont dans ce cas à charge du fournisseur défaillant.

6.7. Les sanctions propres aux marchés publics sont définies par la loi et appliquées par les CLINIQUES.

6.8. En cas de non-conformité partielle ou totale de la commande, le fournisseur dispose d’un délai de 8 jours pour reprendre possession du matériel non conforme, au terme duquel les CLINIQUES se réservent le droit de détruire la marchandise aux frais du fournisseur sans paiement si une solution de remplacement ad hoc n’a pu être trouvée. En outre, des dommages et intérêts pourront être exigés par les CLINIQUES.

7. GARANTIE EN RAISON DES DEFAUTS

7.1. Le délai de garantie des commandes est fixé à deux ans (24 mois) prenant cours à la date de réception provisoire des biens, sauf autre disposition spécifique. La commande est garantie contre tout vice de fabrication, pièces et main d’oeuvres.

7.2. Le fournisseur s’engage à réparer les défauts constatés ou remplacer gratuitement les marchandises pendant la durée du contrat et les délais prévus.

7.3. Le délai de garantie est prolongé de la durée de l’interruption en cas de panne du matériel. Cette durée commence au moment où les CLINIQUES signalent la panne et se termine au moment où la marchandise est de nouveau utilisable.

7.4. La garantie couvre tous les frais de réparation et maintenance. Les pièces remplacées bénéficient d’une nouvelle garantie de 2 ans. La réception définitive intervient à l’expiration du délai de garantie.

8. PRÊT DE MARCHANDISES ET ÉQUIPEMENTS

Le fournisseur prend toutes les assurances nécessaires pour garantir les marchandises ou équipements prêtés aux CLINIQUES à titre de démonstration, remplacement, essai (liste non exhaustive). Le fournisseur demeure seul responsable pour tout dégât causé aux marchandises ou équipements durant la période du prêt.

9. RESPONSABILITES

9.1. Les limitations de responsabilité du Fournisseur ne sont pas reconnues par les CLINIQUES, quelle que soit leur forme.

9.2. Le fournisseur est responsable pour tout dégât résultant d’un défaut des marchandises et sera tenu de réparer intégralement le dommage. Il prendra à sa charge aussi les recours éventuels de tiers.

9.3. Le fournisseur s’engage à contracter une responsabilité civile, accidents du travail et risques liés au transport dont la couverture sera suffisante pour couvrir ce type de risques jusqu’ à la fin du contrat. Une copie des polices sera fournie aux CLINIQUES sur simple demande.

9.4. Le fournisseur veillera au respect de la législation en matière de droits de propriété intellectuelle par rapport à la commande faite et en assumera les frais. Il assumera la gestion du moindre problème lié à des recours judiciaires ou à l’amiable en matière de propriété intellectuelle contre les Cliniques de l’Europe et en assumera les conséquences financières. Il prendra les mesures immédiates pour rectifier la commande ou la remplacer.

10. FACTURES

10.1. Comme stipulé dans l’AR du 14/ 1/2 13, art.15 , § 3, la facture ne pourra être soumise au processus de paiement qu’à l’issue du délai de vérification de la facture de 30 jours calendrier.

10.2. Comme stipulé dans l’AR du 14/ 1/2 13, art. 16 §2, le paiement est effectué dans un délai de 60 jours de calendrier à partir du jour de réception de la facture.

10.3. La facture ne peut être adressée aux CLINIQUES qu’après la réception du bien ou la prestation du service.

10.4. La facture doit être adressée avec ses références en un original et deux copies, avec copie du bon de commande, à l’intention de la COMPTA ILITÉ OURNISSEUR, CLINIQUES DE L’EUROPE, Avenue De Fré 206, 1180 Uccle.

10.5. Seules les factures reprenant le numéro de bon de commande des CLINIQUES et accompagnées d’une copie du bon de commande seront considérées valables et entreront dans le processus d’approbation.

10.6. En cas de travaux, les factures doivent être accompagnées du PV de réception technique et provisoire en double exemplaire avec une copie du journal des travaux.

10.7. Pour les prestations de services, les factures devront être accompagnées d’une copie de la fiche de travail.

10.8. Les CLINIQUES inscrivent, dès sa réception, la date du jour sur la facture. Cette inscription détermine, entre les parties, le jour de réception de la facture, à moins que le fournisseur ne l’envoie par recommandé.

11. RÉCLAMATION

11.1. Pour toute éventuelle réclamation pour non-respect des délais de paiement, les intérêts de retard ne commencent à courir qu’au lendemain de la fin du délai mentionné au point 12.1. et pour autant qu’une ultime mise en demeure ait été adressée aux CLINIQUES par courrier recommandé.

11.2. Le taux d’intérêt de retard est le taux légal déterminé par le Ministre des inances, conformément à l’Article 5 de la loi du 2 août 2002.

11.3. Les CLINIQUES se réservent le droit de demander des dommages et intérêts pour toute contestation ou litige introduit par un fournisseur de manière diffamatoire ou non-fondée.

12. COMPENSATION

12.1. Si le fournisseur et les CLINIQUES se retrouvent mutuellement débiteurs l’un de l’autre d’une dette, les CLINIQUES pourront seules utiliser le mécanisme de la compensation à l’égard du fournisseur.

12.2. En cas de conflit non résolu à l’amiable, seules les juridictions bruxelloises seront compétentes avec l’application exclusive du droit belge.

13. RUPTURE UNILATERALE

Les Cliniques se réservent la faculté de résilier à tout moment unilatéralement tout contrat sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois qui sera notifié par écrit au fournisseur.